Consulta de Documentos (definición)

En el ámbito administrativo, es conocido con el nombre de Archivo al conjunto de documentos, resultantes de las distintas gestiones y trámites de una institución, persona o nación, los cuales se van acumulando, bien de forma natural o por medio de la acción de una persona, a fin de ofrecer un respaldo o sitio de consulta a quien desee examinar algunos de los procesos o documentos.

Tipos de Archivos

No obstante, no puede hablarse de un solo tipo de Archivo, aun cuando en esencia se refiera a una conjunto de documentos organizados de forma determinada. En este sentido, de acuerdo a la naturaleza, importancia y utilidad de los documentos contenidos se van generando distintos tipos de Archivos, como por ejemplo los Archivos de Gestión (contentivos de los trámites ocurrido en un margen de cinco años); el Archivo Central (donde son depositados por algún tiempo los Archivos de Gestión que han superado los cinco años) y el Archivo Histórico (en donde se resguardan sólo documentos que se consideran vitales para la memoria de la institución).

Archivo Histórico

Por lo general, aun cuando las empresas e instituciones poseen sus archivos históricos, este término está más relacionado con los Archivos Históricos de la Nación, los cuales están conformados por los diversos documentos que constituyen  el patrimonio cultural e histórico de una nación. Así mismo, a diferencia de los otros tipos de archivos, los Archivos Históricos no se destruyen, y por el contrario se preservan con la intención de servir de resguardo de la memoria colectiva (o institucional, en el caso de oficinas y empresas) así como de medio de consulta para los investigadores o usuarios que deseen buscar en ellos algún tipo de información.

Debido a la importancia cultural e histórica de este tipo de archivos, en el caso de los Archivos Históricos de las naciones, son sus instituciones legislativas las que diseñan un conjunto de Leyes y decretos que dictaminen sus procesos de compilación, resguardo, conservación, restauración e incluso utilización.

Consulta de documentos

En este sentido, bien si se trata de un Archivo de Gestión, uno Central o un Archivo Histórico, aun cuando es en este último donde mayor actividad al respecto puede percibirse, se entenderá como Consulta de Documentos a cualquier proceso de visita, revisión y lectura de un documento, que se encuentre almacenado en un Archivo, a fin de recabar la información que estos contienen.

Derecho a la información

Con respecto a los documentos y archivos de una empresa, estos por lo general se consideran de índole privado, por lo que sus directivas son quienes decidirán de qué forma y quiénes pueden tener acceso y derecho a la Consulta de Documentos, tanto de sus archivos de gestión, como de su Archivo Central e Histórico.

Por su lado, los documentos del Archivo Histórico de la Nación –perteneciente a cada país- por lo general son considerados de propiedad e interés público, al estar conformados por documentos que constituyen la memoria colectiva. En este sentido, aun cuando la Consulta de Documentos esté regida por una serie de normas y procedimientos legales, ésta se encuentra garantizada a los ciudadanos bajo en derecho a la información que tienen los pueblos bajo un sistema democrático. Así mismo, cuando se trata de Archivos correspondientes a la índole privada del solicitante, aún más está garantizado el derecho a la consulta de estos documentos, así como la posibilidad de obtener copia de estos, a pesar de que los trámites y procedimientos dependan ya de cada legislación particular.

Imagen: pixabay.com

Consulta de Documentos (definición)
julio 6, 2016

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