El congreso: en qué consiste, cómo se lleva a cabo

Así mismo, bajo el tema Congreso se acostumbra a denominar también la serie de actividades que se desarrollan durante la reunión de estos especialistas y grupos interesados, y que pueden incluir charlas, conferencias, talleres, simposios, fiestas, reuniones, exposiciones, entre otro tipo de eventos que cobran vida durante la realización de este tipo de convenciones, que por sus características y periodicidad se denominan congresos.

Características del Congreso

Así mismo, existen otro tipo de atributos totalmente inherente a este tipo de reuniones, donde tienden a congregarse la flor y nata de los especialistas de un área específica, así como el público interesado en el legado y conocimiento que estos primeros pueden poner a su disposición. A continuación, algunos de ellos:

1.- Un congreso se caracteriza principalmente por ofrecer un espacio para la realización de numerosas exposiciones, ponencias y simposios, por parte de los especialistas invitados al congreso, con el fin de tener contacto con su conocimiento, puesto que por lo general un congreso se hace con mirar a invitar a los profesionales de más alto nivel, en un área específica.

2.- Regularmente, se hacen una vez al año, a fin de que los participantes –tanto profesionales ponentes como profesionales y público general- puedan destinar anualmente un espacio para reunirse y compartir sus opiniones y pareceres, al tiempo de poder nutrirse del conocimiento de los especialistas en el área.

3.- Así mismo, los congresos se identifican también por su duración, pues por lo general este tipo de convenciones se realizan en períodos comprendidos entre los tres y cinco días, tiempo durante el cual los participantes tienen oportunidad de participar en la totalidad de actividades que se ofrecen.

4.- Los congresos pueden ser motivados por varios intereses, bien sea simplemente mostrar las novedades de un campo determinado, comercializar algún producto específico o simplemente servir como un espacio de intercambio cultural, social y profesional a las personas interesadas en un conocimiento común.

5.- En cuanto a su sitio de realización, los congresos pueden escoger siempre el mismo lugar, a fin de hacer de su realización una tradición, o por el contrario cambiar cada edición de ciudad, a fin de darle oportunidad a los profesionales de todas las latitudes la oportunidad de participar.

Cómo organizar un Congreso

Debido a su alcance, periodicidad e impacto, los Congresos requieren también un nivel de organización bastante regulado y eficiente, a fin de poder llevar a cabo con gran eficacia las distintas actividades al tiempo de atender profesionalmente a los participantes. De esta forma, un Congreso debe contar con distintos niveles y áreas de organización, cada una de las cuales deberá abordar las áreas críticas para la planificación y desarrollo de este tipo de convenciones.

Todo Congreso debe contar con un comité organizador que con antelación definirá varias áreas cruciales para la planificación del evento, entre los cuales se encuentran el tema que se tratará en la edición del congreso, quiénes serán los ponentes, la cantidad de participantes que tendrá el evento, el lugar donde se realizará, las necesidades espaciales, logísticas y técnicas que se requerirán, los proveedores que se contratarán, quiénes y cómo se encargarán de las comunicaciones durante la convención, quién y cuándo se producirá el material impreso que se usará en el congreso, el equipo que diseñará la imagen e identidad gráfica del evento, destinar las personas que se encargarán del protocolo y la información durante la convención, escoger el sitio en donde se hospedarán los participantes, entre cientos de temas inherentes a la organización de un evento de esta envergadura, por lo que muchos comités deciden organizarse según las áreas, dando origen  distintas comisiones:

• Planificación
• Publicaciones
• Diseño y comunicaciones
• Información y protocolo
• Relaciones públicas
• Comité de recepción
• Logística: hospedaje, comida, transporte
• Comisiones por cada actividad
• Comité General

En ocasiones, algunos gremios o instituciones, aun cuando sean el rostro visible de quienes convocan al Congreso o Convención, debido a la envergadura y trascendencia de este tipo de actividades prefieren dejarlo en manos de expertos, por lo que tienden a contratar personal especializado en el área de organización y planificación de este tipo de eventos, quienes debido a su conformación, cuentan con el personal, la experiencia y el conocimiento para realizar con éxito este tipo de reuniones.

Estructura del Congreso

Una vez se tengan cubiertos y atendidos todos los detalles con respecto al Congreso, éste puede dar inicio. En este sentido, se llevarán a cabo también varias etapas, entre las que destacan:

1.- Llegada y recepción de los invitados.

2.- Certificación de los participantes.

3.- Hospedaje.

4.- Reunión de recepción, el cual puede ser un almuerzo, cena o cóctel.

5.- Ceremonia inaugural, en la cual tiene lugar una reunión global en donde se le da la bienvenida a los participantes, así como un resumen de las actividades que tendrán lugar.

6.- Actividades generales: charlas, talleres, exposiciones, foros, cursos, reuniones, tiempo libre.

7.- Clausura: reunión global en donde se comparten los alcances del congreso y las proyecciones y compromisos para el próximo encuentro.

8.- Reunión de clausura: por lo general un Congreso se clausura definitivamente con alguna fiesta o cóctel de intercambio y despedida.

9.- Acompañamiento y despedida de los participantes.

Imagen: elpensante.com