Dentro de las Ciencias de la Información, como por ejemplo la Archivología y la Bibliotecología, se considera al Documento como la parte central de todo archivo, el cual además de responder a distintas categorías y tipos, puede también tener distintos valores –tanto si son documentos primarios o secundarios- entre los que destacan los de valor Científico, Cultural, Histórico, Administrativo, Fiscal, Contable, Jurídico o Legal.
Definición de Valor legal
En este sentido, un documento con Valor Legal es definido por las distintas disciplinas inherentes a la gestión documental, como aquel soporte textual, que puede ser empleado como testimonio material ante la Ley, cumpliendo además con la función de servir como depositario de las distintas obligaciones y derechos de las personas e instituciones relacionadas con su contenido. Así mismo, los expertos en gestión documental han indicado que el Valor Legal de un documento es una propiedad que está sujeta a períodos de vigencia, por lo que pueden existir documentos con Valor Legal Vigente, así como documentos con Valor Legal no Vigente, lo cual se encuentra estrechamente relacionado también con su utilidad ante las distintas instancias legales.
Algunos ejemplos de este tipo de documentos pueden ser los testamentos, los cuales son válidos legalmente para dar testimonio de la última voluntad de una persona. Otro ejemplo de los documentos con valor legal lo constituyen los títulos de propiedad, los registros de compañías, el registro civil de una persona, e incluso hasta una Tesis doctoral puede contar con la propiedad de ser un documento con valor legal, puesto que es testimonio material de la investigación que un profesional realizó en pro de obtener su doctorado.
Adquisición del Valor Legal
Sin embargo, para que un documento específico adquiera Valor Legal no sólo debe responder a un asunto que así lo amerite, es decir, su objeto o contenido no son los únicos elementos que determinan la adquisición de este valor, sino que dichos documentos deben cumplir también con los requisitos de forma y fondo que cada jurisdicción presente, a fin de que los distintos documentos puedan ser tenidos en cuenta de acuerdo a su Valor Legal. En este sentido, en cuanto a los requisitos de forma y fondo que debe tener todo documento para que le sea asignado un Valor Legal, por lo general las distintas legislaciones distinguen –según su función- entre Instrumentos públicos, Documentos públicos y Documentos privados, asignándole a cada uno un objeto y una forma específica, la cual se describirá a continuación:
Documentos públicos
A pesar de que puedan tener objetos distintos, los Documentos públicos se caracterizan principalmente por haber sido creados por personas a las cuales una determinada jurisdicción les ha otorgado fe pública, para la realización de estos testimonios materiales, los cuales se toman en todo momento como ciertos, al menos que un proceso judicial demuestre lo contrario. De esta manera, los Documentos Públicos deberán ser en todo momento realizados por los distintos funcionarios públicos, que hayan sido facultados para tal fin.
Así mismo, la mayoría de los códigos procesales en materia civil señalan tres características esenciales que debe tener todo Documento Público para ser considerado dentro de aquellos que cuentan con Valor Legal. En este sentido, las exigencias son las siguientes:
- Ser redactado y producido por un funcionario público o en su defecto una persona facultada por la jurisdicción pertinente.
- Responder a los formatos, soportes y demás requisitos establecidos por la Ley vigente en el territorio en donde es elaborado el documento.
- Finalmente, se le exige al Documento que responda a un objeto que se encuentre dentro de los límites que establece su competencia.
Instrumentos Públicos
En segundo lugar, las mayorías de los códigos procesales civiles le confieren el Valor Legal y la denominación de Instrumento Público a todo documento que haya sido redactado o elaborado por un notario o funcionario consular, en el desarrollo de sus funciones y dentro de los límites de sus competencias. Igualmente, para que determinado Instrumento sea totalmente entendido como un documento con Valor Legal, éste debe responder a los distintos formatos y soportes que la jurisdicción en donde sea elaborado el documento.
Documentos privados
Por su parte, los documentos privados también deben contar con los requisitos de ser redactados y elaborados por un individuo facultado legalmente para su elaboración, el cual no debe ser necesariamente un funcionario público, pudiendo ser un abogado. Así mismo, los Documentos Privados deben contar con objetos que se encuentran dentro de su competencia, respondiendo también a las distintas formas y formatos que la Ley le exija. Sin embargo, adicionalmente, todo Documento Privado que aspire a obtener su Valor Legal debe reseñar el tipo de Derecho que es aplicable según el objeto, el nombre y firma de la persona o entidad que lo otorga, el nombre y firma del suscriptor, así como la fecha y lugar en donde han sido elaborados, datos estos que le otorgan el verdadero Valor Legal.
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El pensante.com (octubre 30, 2016). El valor legal. Recuperado de https://elpensante.com/el-valor-legal/