Los soportes documentales

En el ámbito de la Archivística, se conoce como documento al “testimonio material” que existe sobre un trámite, ejercicio, gestión o evento específico, ocurrido en la Historia de una persona, institución, empresa o incluso Nación, el cual debido a su importancia debe ser debidamente registrado, ordenado, almacenado y preservado, bien por un tiempo determinado o de forma  perenne.

Soporte Documental

Con respecto a la definición de Archivo, también se desprende el concepto de Soporte Documental, el cual será entendido como la plataforma o medio en el cual se registrará este “testimonio material” o documento, para su preservación. En este sentido, el documento estará básicamente conformado por su contenido, el cual será precisamente el testimonio que guarda en sí, y su soporte documental: la forma en la cual se registra dicho testimonio: papel, imágenes audiovisuales, archivos informáticos, entre otros.

Tipos de Soporte Documental

Desde la creación misma de los Archivos, evento que para algunos historiadores pareciera estar relacionado con el principio mismo de la escritura, también ha ido evolucionando los tipos de Soporte Documental, evolución que se ha dado determinada por la ambición de los archivistas de encontrar cada vez soportes que permitan la conservación de documentos de la forma más idónea posible, en cuanto a la incorruptibilidad del soporte, su  fácil manejo y su preservación en el tiempo.

En cuanto a los tipos de soportes documentales que hasta ahora han sido desarrollados por la Humanidad durante el curso de su historia, y la intención de preservarla, la Historia señala lo siguientes:

Soporte de Transmisión Directa

Estos tipos de soporte documental son los más antiguos, y básicamente están conformados por aquellas plataformas en la cual el hombre no necesita de una máquina electrónica para el conocimiento del testimonio que guarda el documento. Entre ellos se destacan estos:

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  • Muros: se cree que los primeros archivos de la humanidad fueron escritos por sus autores en muros. De esta forma, resaltan los jeroglíficos egipcios, en donde el soporte material de los inventarios de cosecha u otros tipos de información fueron anotadas primitivamente en muros, antes de la invención del papiro.
  • Tablillas de arcilla: así mismo, algunas civilizaciones como la Sumeria o la Fenicia desarrollaron soportes documentales consistentes en tablillas de arcilla, en las cuales se anotaban también los hechos inherentes a la organización de la ciudad, así como la administración de sus recursos. El interés de sus creadores por preservarlas, las dotaron de buenas condiciones que han hecho posible su posterior hallazgo arqueológico.
  • Papiro: también perteneciente a la época antigua, fue desarrollada por la civilización egipcia, en base a la pulpa de una planta acuática Cyperus papyrus, originaria del Nilo, con la cual se desarrollaba una especie de papel primitivo en donde los escribas anotaban los dictámenes y hechos importantes relacionados con los dominios del faraón.
  • Pergamino: con el tiempo, la propia civilización egipcia descubrió que las pieles de animales proporcionaban un mayor soporte a los testimonios que deseaban registrarse y almacenarse. De esta forma, surgió el pergamino, el cual se popularizó rápidamente, no sólo porque era mucho más fácil de escribir en él, sino que le permitía al escribiente anotar información por ambos lados del documento. Así mismo, su fabricación era mucho más sencilla, y requería de un proceso más rápido.
  • Papel: finalmente, China revolucionó la Humanidad con la invención del papel, aun cuando esta invención tardó algunos siglos en ser llevada de oriente a occidente. Sin embargo, China logró concebir un soporte documental en base a fibras vegetales, de rápida fabricación, y que ofrecía las mejores condiciones para escribir con tintas vegetales, y con el cual se hacía mucho más factible su archivo, puesto que no eran tan sensibles a ciertas condiciones climáticas, que deterioraban el soporte.

Soportes de Transmisión no directa

Por el contrario, este tipo de soportes, considerados como modernos, implican la mediación de un dispositivo electrónico, por medio del cual pueda ser transmitida la información desde el soporte hasta el individuo que desea conocerla. Entre ellos se pueden encontrar los que se nombran a continuación:

  • Soportes audiovisuales: están conformados por audios o imágenes, recogidos por los distintos medios electrónicos, es decir, que en su registro media la utilización de una máquina, aun cuando su observación pueda darse de forma directa, como en las fotos, o de forma indirecta como en la proyección de una película. De esta forma, las películas, grabaciones, fotos, vídeos, diapositivas, microfichas, entre otros, son considerados soportes audiovisuales.
  • Soportes informáticos: siendo los más recientes por parte de la tecnología archivística, estos archivos cuentan con la característica de necesitar la mediación de máquinas electrónicas tanto para su registro como para su lectura. Entre este tipo de soportes destacan por ejemplo los discos ópticos, la cinta magnética  y cualquier otro archivo informático con el que se cuente, independientemente de su contenido.

¿Cuáles soportes son mejores?

Evidentemente, casi siempre la tecnología viene a erigirse como la mejor opción, situación a la que no escapan tampoco los soportes documentales. De esta forma, este tipo de Soportes no directos, en especial, los archivos informáticos conllevan una serie de ventajas, ante los Soportes más antiguos, como los son por ejemplo la gran capacidad de almacenamiento en el menor espacio físico posible. Así mismo, destaca la facilidad de ubicación y consulta que pueden ofrecer, debido a su propia naturaleza, lo cual a su vez –en caso de desearlo- también garantizaría su fácil transmisión o difusión. Sin embargo, este tipo de Archivos informáticos no son indestructibles, y también están propensos a pérdida o destrucción por malos manejos, contaminación por virus, daño del equipo que los contiene, por lo que siempre necesitará también un respaldo físico. Así mismo, para las instituciones, la existencia y manejo de este tipo de Archivo puede traducirse también en gastos, derivados del mantenimiento de los equipos, en donde se almacenan estos archivos.

Imagen: pixabay.com

Los soportes documentales
julio 12, 2016

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