Manual de Gestión Documental

Quizás, antes de entrar en la definición de lo que es un Manual de Gestión Documental, sea preciso recordar que toda institución, tanto pública como privada, tiende a poseer un Archivo en donde residen los distintos documentos emitidos o recibidos a lo largo de su funcionamiento, siendo el Programa de Gestión Documental (PGD) el encargado de determinar cómo se lleva a cabo la creación de dicho Archivo.

De esta forma, cada empresa contará entonces con un Programa de Gestión Documental, en donde se establecerán las reglas y procedimientos que los empleados encargados deberán aplicar a cada fase del proceso archivístico, a fin de aplicar los procesos adecuados en las fases de Recepción, Clasificación, Conservación, Consulta o Eliminación de los distintos documentos inherentes a la vida y tareas de la institución, a fin de que estos sirvan como un testimonio material de la historia administrativa de la entidad.

Manual de Gestión Documental

En consecuencia, el Manual de Gestión Documental será el documento físico o digital en donde la Directiva de una Empresa especifica cuáles son los procedimientos que conforman el Programa de Gestión Documental por el que se regirán las actividades de Archivo de la institución. De esta forma, en el Manual de Gestión Documental se podrán encontrar los lineamientos de la empresa a la hora de recibir documentos, clasificarlos, proceder a su Archivo temporal, permitir la consulta por parte de los miembros o ajenos a la empresa, así como cuáles son los documentos que se almacenarán de forma permanente y cuáles después de un tiempo prudente serán eliminados.

Función del Manual de Gestión Documental

Siendo entonces el documento físico en donde residen las normas y procedimientos del PDG, el Manual de Gestión Documental cuenta con la función esencial de capacitar y orientar a los funcionarios y profesionales, encargados de la producción, recepción y manejo de los distintos documentos inherentes a la empresa o entidad, surgiendo también como una herramienta de consulta, a la cual todo miembro del equipo de trabajo pueda referirse, a fin de entender, aclarar o verificar cualquier tipo de procedimientos en materia documental.

Objetivo del Manual de Gestión Documental

Así mismo, con respecto a los distintos objetivos que puede plantearse en su concepción un Manual de Gestión Documental es la de unificar los distintos criterios en materia documental, estableciendo una metodología, que sea aplicada de forma general en todos los departamentos de una empresa o institución, logrando entonces que todos los profesionales encargados de crear o manejar el Archivo, sigan idénticos criterios, que permitan entonces un manejo documental coherente y unificado en toda la compañía.

Importancia del Manual de Gestión Documental

Finalmente, en cuanto a la importancia del desarrollo y fijación textual de este tipo de Metodología documental, los expertos en materia de Archivo han resaltado cómo la correcta concepción y aplicación de estos procedimientos está orientada a lograr una recepción, clasificación y conservación adecuada de los documentos que conforman el Archivo de una institución, lo cual se traduce en hechos concretos como los siguientes:

Garantizan la consulta documental

En primera instancia, una Manual de Gestión Documental estará orientado a lograr la correcta recepción, clasificación, rotulación y almacenamiento del material archivístico de una compañía, garantizando en todo momento que los procedimientos de Consulta y Contraloría sobre los procedimientos administrativos, sean posibles en cualquier momento, haciendo entonces que el Archivo cumpla con una de sus principales funciones: servir de consulta sobre hechos e informaciones determinadas.

Documentos vitales

Entre los múltiples documentos que pueden conformar el ejercicio administrativo de una empresa o institución, resaltan especialmente aquellos denominados como Documentos vitales, pues de su tenencia y conservación dependen esencialmente el funcionamiento y protección de la entidad. Un ejemplo de este tipo de documentos son los registros mercantiles, contratos, pólizas de seguros, entre otros testimonios materiales que deben ser conservados de forma adecuada y segura, contando con el suficiente respaldo y protección, a fin de cuidarlos del paso del tiempo o los accidentes. Al respecto, el Manual de Gestión Documental deberá ser el documento en donde reposen los procedimientos adecuados de identificación, rotulación, conservación y medidas de contingencia, relacionados con este tipo de documentos, velando entonces porque los materiales constitutivos de la empresa se encuentren siempre a disposición de los responsables y en perfecto estado, garantizando la existencia y trascendencia misma de la entidad a la que pertenecen.

Comunicación externa

Así mismo, una institución también logra establecer contacto con sus usuarios y proveedores a través de las comunicaciones escritas, por lo que la correcta aplicación de un Manual de Gestión Documental se establece como la estructura metodológica que permite la correcta recepción, canalización y respuesta de las diversas solicitudes, consultas, cobros, quejas y sugerencias que puedan provenir de estos factores externos, indispensables para la existencia de la institución. En este sentido, la aplicación adecuada de un Manual de Gestión Documental eficiente se encontraría estrechamente relacionada con la eficacia y eficiencia de los canales de comunicación de una empresa, garantizando la respuesta rápida y adecuada a los clientes y proveedores.

Comunicación interna

Igualmente, una empresa o compañía cuenta también con mecanismos de comunicación interna, conformada por las solicitudes e informaciones que se intercambian entre los distintos departamentos, así como entre jefes y subordinados, los cuales deben hacerse de forma escrita, a fin de que quede testimonio material de dichas comunicaciones. Por consiguiente, el Manual de Gestión documental servirá de guía a fin de saber cuáles son los procedimientos, formatos y normas por las que deben regirse de forma unificada los distintos departamentos, garantizando entonces que la comunicación interna de la empresa, también se haga de forma clara y asertiva, ayudando entonces con el funcionamiento eficiente y eficaz, tanto de los recursos comunicativos como de las funciones empresariales o institucionales.  

Funcionamiento eficaz y eficiente

Finalmente, la importancia del Manual de Gestión Documental reside en colocar a disposición de los profesionales encargados del ejercicio administrativo, las herramientas que le permitan crear una dinámica documental adecuada, que venga por consiguiente a garantizar el funcionamiento de la empresa, de forma eficaz y eficiente, convirtiéndose así en la mano derecha de todo Administrador, al tiempo que le permiten llevar el control de las funciones y ejercicios de la empresa, a fin de conocer, mejorar o corregir cualquier circunstancia que pueda surgir durante las funciones de la empresa.

Imagen: pixabay.com

Manual de Gestión Documental
noviembre 7, 2016

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