Para qué sirve el memorándum

Dentro del argot documental, se conoce con el nombre de Memorándum a aquella comunicación escrita, por medio de la cual una institución o departamento de ella informa a un destinatario específico sobre el estatus de un trámite o la decisión que se haya tomado sobre un asunto inherente a la entidad, y su relación con la persona o institución a la que se le dirige este documento.

¿Memorándum o memorando?

No obstante, antes de seguir sobre los aspectos relacionados a la utilidad o propósito de este tipo de comunicación, tal vez resulte pertinente reparar en un aspecto controversial: su correcta ortografía. En este sentido, la Academia reconoce como correcto el uso de dos formas: memorándum y memorando. Sin embargo, sobre los aspectos o preferencias respecto a cada una, sería adecuado mencionar que los más puristas se decantan por la forma “memorándum” puesto que es la más fiel a su original en latín, memorandum, sólo que en esta lengua este sustantivo no tiene acento. Por otro lado, existen aquellos que prefieren la forma memorando, la cual es señalada a su vez como una españolización válida de la palabra en latín.

Así mismo, la pluralización de este sustantivo requiere también especial atención, puesto que siguiendo las reglas gramáticas de la lengua latina, el plural de memorandum no sería para nada memorandums, sino memoranda. No obstante, en Español, aun cuando los hablantes escojan la forma más cercana al latín, «memorándum», o en caso de haberse decidido por «memorando», el plural siempre será «memorandos», desechando el plural latino, y escogiendo una forma mucho más estética para el Español.

¿Para qué sirve un Memorándum?

Con respecto a la utilidad primaria de un Memorándum las distintas fuentes coinciden en señalar que su principal propósito es el de servir de soporte material o documental de una comunicación de tipo formal u oficial. Sin embargo, tanto la definición como la utilidad del Memorándum cuentan con distintos matices, los cuales varían según el ámbito profesional en donde se haga empleo de este tipo de comunicaciones.

En este sentido, resulta pertinente explicar cuáles son entonces los distintos propósitos que puede englobar este tipo de documento, según el área que le ocupe. A continuación, una breve descripción de cada una de ellas:  

Administración

Por ejemplo, en el ámbito de la Administración, el Memorándum es entendido como un escrito, generalmente breve, cuya principal función es la de servir de medio comunicativo entre los distintos departamentos y direcciones de una empresa, a fin de que los canales de comunicación e información dentro de esta entidad sean fluidos, al tiempo que ofrecer la oportunidad de generar un respaldo material. De esta forma, dentro del ejercicio administrativo, será el Memorándum el que cumpla las funciones de comunicar a un grupo de empleados la decisión o petición de un supervisor o jefe inmediato, o incluso de servir de medio para que un departamento específico pueda pedirle a otro un material o documento de archivo determinado, así como dejar por sentado la salida o entrada de documentos o materiales, así como la aprobación de pagos, contratación de servicios, decisiones internas, entre otros asuntos de importancia para el funcionamiento de la entidad.

Talento Humano

Así mismo, dentro del propio campo administrativo y laboral, el Memorándum también es reconocido como uno de los documentos más importantes en el área de manejo de personal, pues es la comunicación por excelencia, a través de la que la Dirección de Recursos Humanos o de Talento Humano de una empresa o compañía se comunica de forma directa con uno de sus trabajadores, a fin de informales sobre cada uno de los aspectos de su relación laboral: contrataciones, amonestaciones, llamados de atención, solicitud de documentos, reconocimiento por funciones e incluso despidos. Estos documentos sirven para dejar respaldo de las comunicaciones entre empresa y empleado, al tiempo que van anexados a su expediente laboral.

Diplomacia

De igual forma, dentro del ejercicio diplomático también existe un tipo de comunicación llamada Memorándum, sólo que en este campo este tipo de comunicación escrita constituye un escrito o documento de tipo informal, entre delegaciones o a nivel interno de cada embajada o consulado. Por consiguiente, el Memorándum diplomático cumple con el propósito de comunicar asuntos que no requieren la formalidad de una comunicación oficial, siendo emitidos muchas veces incluso sin firma.

Conclusión

No obstante, en cada uno de estos matices sigue reiterándose la principal función o propósito para el cual ha sido concebido el Memorándum: servir de medio de comunicación escrito, entre los distintos departamentos, empleados o funcionarios, a fin de transmitir un mensaje de forma material, formal y respaldada, a fin de ejercer una comunicación asertiva, directa y que no dé pie a confusiones o mensajes distorsionados que puedan interferir en el normal desarrollo de las funciones administrativas, gerenciales, laborales y por su puesto diplomáticas, así como en las otras áreas en donde se decida su incorporación como medio comunicativo.

Imagen: pixabay.com

Para qué sirve el memorándum
noviembre 24, 2016
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