Stephen P. Robbins, concepto de Administración

Características definición de Robbins y Coulter

No obstante, resulta pertinente citar de forma textual, cuál es el concepto de Administración, que los autores Stephen Robbins y Mary Coulter reseñan dentro de su texto Administración (2010). A continuación, el texto:

La Administración es a lo que se dedican los gerentes. Pero esta sencilla afirmación no nos dice mucho, ¿o sí? Una mejor explicación es que la Administración involucra la coordinación y supervisión de las actividades de otros, de tal forma que estas se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz (…) la administración implica garantizar que la gente responsable de realizar actividades laborales las realice de forma eficiente y eficaz.

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De esta forma, se pueden inferir ciertos rasgos con respecto a la Administración, vista por estos autores. En este sentido, el primer y más resaltante punto, sería aquel que signa que la Administración –aun cuando es una capacidad inherente al hombre- en términos empresariales, es una actividad y disciplina que recae en los hombros del personal directivo, es decir, que aquellos que tengan personal a supervisar a su cargo, puesto que cumplen con la función de delegar, dirigir, controlar, corregir y llevar el rumbo del proceso.

En segundo lugar, se estaría colocando el acento en dos tareas fundamentales de todo Administrador o de la Administración como tal: Coordinar y Supervisar. En este sentido, la Administración es la disciplina que se encarga de decidir y delegar las distintas actividades y tareas que lleva a cabo un departamento o la empresa en general. Así mismo, esta disciplina cuenta con un rol supervisor, a fin de poder dar seguimiento a dichas actividades, vigilando porque se produzcan de forma eficiente y eficaz.

Finalmente, entonces, Robbins y Coulter resaltan lo que son los objetivos máximos de esta disciplina, lo cual no sólo consiste en el cumplimiento de las metas trazadas, sino que además estas metas o triunfos deben ser alcanzados por la empresa de forma eficiente y eficaz, a fin de lograr no sólo el cumplimiento de las tareas, sino el mayor beneficio posible para la empresa y su equipo humano.

Eficiencia y Eficacia según Robbins y Coulter

No obstante, los lectores desprevenidos podrían llegar a pensar que “eficiencia” y “eficacia” son sinónimos o conceptos que pueden usarse indistintamente. Sin embargo, en términos administrativos presentan claras diferencias, aun cuando se complementan. Siguiendo con la obra de estos autores, se pueden definir cada uno de ellos de la siguiente manera:

Eficiencia

La eficiencia –según Robbins y Coulter (2010)- consiste en la capacidad de una empresa o grupo empresarial de obtener los mejores resultados posibles con la menor utilización de recursos, tanto humanos, materiales y financieros. De esta forma, una buena Administración se caracteriza por su eficiencia, es decir, por su capacidad de cumplir sus metas sin que su gestión se vea traducida en un derroche o agotamiento de los recursos. En este sentido, resulta primordial entonces una buena planificación, excelente dirección, así también como supervisión y corrección oportuna. Los errores de una gestión implican gastos, mientras que las tareas llevadas a cabo bajo la eficiencia se traducen en ahorro.

Eficacia

Por su parte, la Eficacia –según el concepto de estos autores- surge como la forma de “hacer las cosas correctas”, es decir, la capacidad de tomar las decisiones necesarias y adecuadas que lleven a la empresa a cumplir con las metas trazadas. En este sentido, la eficacia, es decir la toma de decisiones correctas: delegación acertada, inversión precisa, tiempos acordes, satisfacción del cliente, entre otros, llevará a la empresa al cumplimiento de sus metas, pero también al menor uso de sus recursos, por lo que una empresa que no es eficaz seguramente tampoco podrá ser eficiente. Mientras que, en comunión perfecta, toda empresa que practique la eficacia, por regla natural deberá tender a la eficiencia.

Funciones de la Administración, según Robbins y Coulter

Así también, estos autores y teóricos de la Administración señalan que esta disciplina cuenta con cuatro funciones en específico, que son las que permiten al Administrador y a la empresa como tal alcanzar las metas que se trazó desde un principio. Al respecto, estas funciones serían las siguientes:

• Planificación: esta función le permite al Administración ir identificando los objetivos que busca alcanzar, así como las estrategias y planes que deberá colocar en ejecución para conseguirlo. Algo así como trazar la ruta de acción, lo cual le ayudará a dirigir a todo su equipo, prever situaciones, invertir eficientemente los recursos y evitar improvisaciones.

• Organización: una vez trazado el rumbo de acción del ejercicio administrativo, el Administrador deberá hacer conciencia de sus recursos, tanto materiales como humanos y financieros, a fin de saber cómo los usará. De igual forma, deberá establecer el organigrama más beneficioso para sus objetivos, así como en quién delegará cuáles tareas.

• Dirigir: igualmente, el Administrador deberá tomar las riendas del equipo y liderarlo, buscando inspirar en sus compañeros el compromiso y la pasión por la empresa y las metas a seguir, a fin de crear relaciones de sinergia entre los miembros de su empresa, haciendo que todos operen en la misma dirección.

• Control: finalmente, cónsono en la naturaleza coordinadora y supervisora de la Administración, el Administrador deberá ejercer el control de los procesos, tareas, metas y funcionamiento de la Empresa en todo momento, a fin de corroborar que las metas planificadas se hayan cumplido, así como para corregir cualquier desviación de ser necesario, todo esto en pro de cumplir con las metas trazadas, de forma eficaz y eficiente, y obtener el mayor provecho y beneficio para la empresa que dirige.

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